Acquisti condivisi tra rsa per risparmiare: istruzioni per l’uso

Otto rsa della Lombardia hanno firmato un protocollo d’intesa per un Gruppo d’acquisto condiviso: si tratta di un progetto per la riduzione e l’efficientamento della spesa nelle strutture sociosanitarie, sostenuto da Uneba Varese e promosso dall’Osservatorio Rsa della Liuc.

Avevamo già presentato il progetto. Abbiamo chiesto ora al direttore dell’Osservatorio Antonio Sebastiano di presentarcelo nel dettaglio. In modo che altre Rsa possano valutare se aderire, o magari se avviare esperienze simili in altre parti d’Italia.

Questo gruppo d’acquisto è solo informale o è anche in qualche forma legalmente costituito?

La "soluzione giuridica" con cui configurare il gruppo di acquisto è stato sin da subito uno dei temi maggiormente dibattuti. Accantonata sin dal principio la possibilità di costituire un consorzio, che resta comunque una possibilità da riconsiderare quando il gruppo avrà acquisito una maggiore maturità, era stata a lungo approfondita l’ipotesi di costituire un contratto di rete.

Alla fine è prevalso un orientamento più prudenziale che ha portato alla sottoscrizione di una convenzione che disciplina il funzionamento del gruppo di acquisto e degli organi di cui si compone, ovvero il comitato tecnico di gestione, che identifica la componente strategica, ed il comitato operativo, organo di natura tecnico-operativa la cui composizione è definita per ogni singolo processo di acquisto attivato dal gruppo. Pur essendo in presenza di una soluzione light, la convenzione identifica chiaramente la fase del processo a partire dalla quale i partecipanti assumono l’obbligo a contrarre. Analogamente, ogni partecipante può essere escluso dal gruppo di acquisto a maggioranza degli altri partecipanti per gravi violazioni della convenzione.

Il gruppo, almeno per ora, non ha un mandato di rappresentanza, per cui al termine del processo negoziale comune, è la singola RSA a sottoscrivere autonomamente la firma del contratto con il fornitore scelto.  Per il momento questo approccio è sembrato ragionevole ed ha già funzionato per la fornitura annuale dell’energia elettrica che ha interessato 6 RSA su 8.

Che cosa si impegna a fare l’ente che aderisce al gruppo? Ogni ente può scegliere se aderire alla singola proposta di acquisto, o ci sono dei vincoli?

In sintonia con la snellezza della forma adottata, ogni RSA partecipante è libera di scegliere se aderire o meno al singolo processo di acquisto che di volta in volta viene avviato dal gruppo. L’apposita procedura, che disciplina nel dettaglio questi aspetti e che costituisce parte integrante della convenzione, prevede che il processo di acquisto si attivi in presenza di almeno 3 manifestazioni di interesse.

Le RSA che manifestano il proprio interesse si impegnano anzitutto a fornire tutti i dati necessari ad analizzare e comparare i contratti in essere per quello specifico bene o servizio, sia dal punto di vista quantitativo (es: prezzi e sconti praticati dall’attuale fornitore), sia da un punto di vista qualitativo (es: caratteristiche tecniche sulla fornitura in essere).

Una volta definito il capitolato tecnico e l’elenco dei fornitori con cui condurre la trattativa, la singola RSA ha 5 giorni lavorativi per confermare per iscritto il proprio interesse vincolante a procedere, assumendosi anche l’obbligo a contrarre. Viceversa, le RSA che non provvedono a manifestare il proprio interesse entro questa scadenza, sono definitivamente escluse dalle successive fasi del processo di acquisto.

Anche in questo caso si è cercato di garantire un giusto trade-off tra la massima autonomia e flessibilità della singola RSA facente parte del gruppo e la necessità di avere credibilità verso i fornitori con cui si avvia la fase negoziale, scoraggiando comportamenti individuali di natura opportunistica, come, ad esempio, far leva sul gruppo per ottenere benefici dal proprio specifico fornitore ad uso esclusivamente personale.

È più efficace un gruppo formato da strutture affini per dimensioni, p/letto, tipo di servizio?

Sicuramente una certa omogeneità di fondo, per lo meno con riferimento alla tipologia di servizi erogati, è una condizione da ricercare, anche se non in modo rigido e tassativo. Credo abbia più senso fare questo tipo di valutazioni in relazione al singolo bene/servizio rispetto al quale si intende lavorare in logica condivisa. Così, ad esempio, se parliamo di utenze, gas ed energia elettrica in primis, ma anche telefonica mobile e fissa, non vedo nessun problema nel favorire anche aggregazioni tra realtà socio-sanitarie e sociali che operano in segmenti del welfare anche molto diversi tra loro.

Nello realtà del gruppo appena costituito coesistono strutture da 60 posti letto con strutture da oltre 400 posti letto, peraltro ubicate in 3 differenti province lombarde, anche se la componente più numerosa insiste sul territorio della provincia di Varese. Tanti anni di studi e ricerche in logica di benchmarking all’interno del settore delle RSA mi hanno portato a credere che la diversità, che sicuramente è un tratto peculiare di questo contesto sotto ogni punto di vista, è si un fattore di complessità, ma se ben governata diventa una ricchezza da cui tutti possono trarre beneficio.

Quello che invece credo essere un elemento di coesione irrinunciabile, è la condivisione di una certa cultura di fondo. Il gruppo non è nato solo ed esclusivamente per efficientare la spesa, che certamente resta un obiettivo primario, ma anche per condividere esperienze, approcci gestionali e difficoltà operative e strategiche, nella convinzione che la collaborazione tra i partecipanti possa portare benefici per tutti, anche di natura intangibile.

Se qualche altro ente vuole aderire, cosa deve fare?

Fin dal principio il gruppo è nato con l’idea di crescere e quindi di essere aperto a nuovi ingressi. Come Osservatorio Settoriale sulle RSA abbiamo promosso e coordinato i lavori volutamente con un gruppo ristretto di enti, perché sapevamo che non sarebbe stato un percorso facile. Ora che le attività sono state avviate ufficialmente, c’è spazio per nuovi ingressi a partire dal 2016. La stessa convenzione sottoscritta il 29/06/15 prevede espressamente che possono liberamente aderire altri enti gestori di RSA accreditate che ne condividano finalità e principi. Per chi volesse maggiore informazioni, è possibile contattare la segreteria organizzativa del gruppo di acquisto a rsa.acquisti@gmail.com.